事務局事業
イベントの事務局業務を代行します。参加賞や備品の手配、エントリーデータの管理、問い合わせ対応など、表からは見えないけれど必ず発生する準備業務をまとめてお引き受けします。
Supplies
参加賞、備品など各種手配
「何を、いくつ、いつまでに」を整理して、発注から納品までを管理します。
参加賞・記念品の選定と発注
ご予算と参加者数に合わせて品目をご提案し、発注から納品管理までを行います。数量の読み違いが起きないよう、申込状況を見ながら調整します。
ゼッケン・計測タグなど大会物品の手配
種目や参加者数に応じた大会物品を手配します。計測業務とあわせてお任せいただくと、番号の管理まで一貫して行えます。
運営備品の手配
受付テント、コーン、看板類など、当日必要になる備品を手配します。
Data
名簿作成などデータ管理
申込データを、受付・計測・表彰それぞれの現場で使える形に整えます。
エントリーデータの整理
申込データを大会運営で使える形に整理します。表記ゆれや重複、不備の確認もこちらで行います。
参加者名簿・ゼッケンリストの作成
受付や計測で使う名簿類を作成します。当日の運用に合わせた並び順・項目でお渡しします。
種目・チーム編成の管理
駅伝のオーダーやリレーのチーム構成など、種目ごとの管理にも対応します。
Support
その他イベント準備に関する業務
事務局に集まってくる細かな業務を引き受けます。
参加者からの問い合わせ対応
募集期間中の問い合わせ窓口を代行します。よくあるご質問は整理してご報告し、次回の案内文改善につなげます。
各種書類・案内の作成
参加案内やスタッフマニュアルなど、開催に必要な書類を作成します。
関係各所との連絡調整
会場、協力団体、業者との連絡調整を行います。
Flow
ご依頼から実施までの流れ
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01
業務範囲の確認
実行委員会側で対応される業務と、お任せいただく業務の線引きを整理します。
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02
スケジュール作成
募集開始から当日までの準備スケジュールを作成し、締切を共有します。
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03
募集期間の運用
問い合わせ対応とエントリーデータの管理を進めます。申込状況は定期的にご報告します。
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04
直前準備
名簿類の作成、参加賞・備品の最終確認と納品を行います。
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05
当日・事後対応
当日必要な資料をお渡しし、終了後の残務整理までお手伝いします。
Cases
こんなご相談を承ります
- 実行委員会の人手が足りず、事務作業が回らない
- 参加賞や備品の手配だけをお願いしたい
- 申込データの整理と名簿作成を任せたい
- 問い合わせ対応の窓口を代行してほしい